Benachrichtigung zu Planungselementen

Die Benachrichtigungsfunktion auf Planungselementen ermöglicht es, Veränderungen gezielt z.B. an das Projektteam oder den Projektleiter zu kommunizieren. Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen, je nachdem ob Sie InLoox PM oder InLoox now! nutzen:

• Benachrichtigungen für InLoox PM Nutzer:

Sie können zu jeder Veränderung in der Planung eine Benachrichtigung aus InLoox an bestimmte Personen versenden: den Projektleiter, das Team, Partner, den Kunden oder andere Personen aus ihrem Adressbuch. InLoox PM Nutzer können festlegen, wie Sie benachrichtigt werden möchten: per E-Mail, per Outlook-Aufgabe-Anfrage und/oder per Outlook-Besprechungsanfrage. Damit Sie die Benachrichtigungsfunktion ändern können, müssen Sie Administratorrechte haben, damit Sie auf die Optionen zugreifen zu können. Wie Sie Benachrichtgungsvorlagen in den Optionen bearbeiten (nur mit Administratorrecht möglich) erfahren Sie hier.

• Benachrichtigungen für InLoox now! Nutzer:

Sie bekommen eine Sammel-E-Mail mit den Sie betreffenden Änderungen. Standardmäßig wird diese Sammel-E-Mail täglich versendet. Die Häufigkeit kann individuell vom InLoox now! Nutzer in dieser E-Mail definiert werden.

HINWEIS Wenn Sie auch InLoox PM Web App oder InLoox now! Web App nutzen, z.B. mit einer InLoox PM Universal User Lizenz, können Sie die Häufigkeit auch in Ihrem Profil unter Benachrichtigungen ändern.

Wenn den Aufgaben in Ihrer Planung Ressourcen zugewiesen wurden, so werden diese Personen zu ihren jeweiligen Aufgaben automatisch benachrichtigt. Die Personen werden auch benachrichtigt, wenn sie als Ressource abgezogen wurden.

Stellen Sie zuerst sicher, dass in der Projekt-Betreuung die Verantwortlichen eingetragen sind.

1. Öffnen Sie ein Projekt und die Projektplanung.

2. Doppelklicken Sie auf das Planungselement, für das Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren möchten.

3. Im Seitenpanel wählen Sie aus, wer benachrichtigt werden soll. Wenn Sie z.B. das gesamte Projekt-Team benachrichtigen möchten, wählen Sie Team aus. Wenn Sie nur eine einzelne Person benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Mehr und wählen Sie diese Person aus dem Adressbuch aus. Mehrfachauswahl ist möglich, Sie können z.B. sowohl den Projektleiter, als auch das Team auswählen.

4. Klicken Sie auf X um das Seitenpanel zu schließen und weiter an der Planung zu arbeiten.

5. Wenn Sie das Projekt speichern und schließen, macht Sie InLoox darauf aufmerksam, dass Benachrichtigungen versendet werden. (Sofern in Ihren Optionen die Benachrichtigungsfunktion vom Administrator aktiviert wurde.) Sie können nun nochmal überprüfen, wer benachrichtigt wird. Entfernen Sie den Haken bei Personen, die keine Benachrichtigung bekommen sollen. 

6. Klicken Sie auf Senden. Die Personen werden nun je nach deren Einstellungen per E-Mail, Outlook-Aufgabe-Anfrage oder Outlook-Besprechungsanfrage benachrichtigt.

HINWEIS Sie können die Benachrichtigung nicht mehr bearbeiten. InLoox versendet eine standardisierte Benachrichtigung, deren Vorlage Sie nur mit Administratorrechten in den Optionen bearbeiten können.

Benachrichtigungen im Projekt können Sie folgendermaßen deaktivieren:

Aktivieren Sie im Bereich Planung auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche Keine Benachrichtigungen.

HINWEIS Wenn Sie keine Administratorrechte besitzen, wenden Sie sich an den InLoox Administrator in Ihrem Unternehmen.

In den Optionen finden Sie die entsprechenden Benachrichtigungsvorlagen, die Sie dort nach Ihren Wünschen anpassen können:

Weitere Inforamtionen zur Konfiguration der Benachrichtigungen finden Sie hier.